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Beim Thema Rechnungen ergeben sich häufig Fragen. Welche Angaben gehören auf eine Rechnung, um die gesetzlichen Vorlagen einzuhalten? Eine Rechnung muss nicht in Papierform übermittelt werden und hat auch ohne Unterschrift Gültigkeit. Eine weitere erlaubte Form ist die so genannte E-Rechnung. Diese bedürfen allerdings der Zustimmung des Rechnungsempfängers und die elektronische Signatur darf nicht fehlen.
 
Das deutsche Gesetz sieht einige Pflichtangaben in Rechnungen vor. Wer also selbst Rechnungen legt oder zumindest in seinem Betrieb überprüft, der sollte immer auf die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Pflichtangaben achten, da die Rechnung ansonsten nicht als solche seitens des Finanzamtes anerkannt wird und im schlimmsten Falle können so eingegangene Rechnungen nicht als Abgaben geltend gemacht werden und auch die Umsatzsteuer bleibt bestehen. Zu den Pflichtangaben auf Rechnungen gehören neben den vollständigen und korrekten Angaben der Anschriften des Leistungsempfängers und leistenden Unternehmers auch dessen Steuernummer (bzw. Umsatzsteuer-ID) und ein Leistungs- oder Lieferzeitpunkt (je nachdem, ob eine Dienstleistung in Anspruch genommen wurde oder Waren eingekauft wurden). Ebenso müssen die Waren benannt und mit Einzelpreisen versehen werden. Der entsprechende Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag sowie der Gesamtbetrag netto und der Gesamtbetrag brutto müssen enthalten sein. Kleinunternehmer müssen stattdessen einen deutlichen Hinweis auf umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes in ihre Rechnungen einfügen. Erst bei Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Angaben wird eine Rechnung auch als solche anerkannt. Fehlen diese Angaben, handelt es sich lediglich um ein Dokument.

Rechnung schreiben hat vor allem für Unternehmen, die Umsatzsteuer zahlen müssen und dementsprechend auch von ihren Kunden einfordern, wesentliche Bedeutung, wenn es darum geht, Abgaben beim Finanzamt anerkennen zu lassen und die gezahlte Umsatzsteuer wieder zurück zu erhalten. Aber auch die Tatsache, dass Korrekturen nötig werden, wenn der Rechnungsempfänger die Fehler bei der Prüfung erkennt, ist eher unangenehm und kann zu Imageverlust und einem deutlichen Mehraufwand führen, der nicht hätte entstehen müssen – für beide Seiten.