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Durch das digitale Zeitalter haben sich auch die Möglichkeiten der Archivierung verändert.

Die elektronische Archivierung von Daten bedeutet, dass spezielle Informationen unveränderbar und vor allem langfristig an- bzw. abgelegt werden können.

Um Daten elektronisch zu archivieren gibt es verschiedene Archivierungssysteme. Darunter zählen Open Source Archivprogramme bis hin zu Enterprise Lösungen die auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind. Für Unternehmen bietet es sich an auf Seiten wie erp-software.org einen Vergleich zu starten, um eine passende Archivierungssoftware zu finden.

Bei der Archivierung von Daten muss man zunächst die Unterscheidung machen, ob es sich um Unternehmensdaten oder Daten von Privatpersonen handelt. Unternehmen haben in der Regel eine wesentlich höhere Anzahl an Daten als eine Privatperson. Von daher empfiehlt es sich für Unternehmen eine Archivierungssoftware zu nutzen um alle Daten optimal verwalten zu können. Diese Software ist die Weiterentwicklung der elektronischen Archivierung. Die Vorteile dieser Software sind der schnelle Zugriff auf die Daten und der große Platz an Speicherkapazität. Der Nachteil dieser Software sind die hohen Kosten, die zu Beginn entstehen durch digitale Erfassung der Daten.

Im Allgemeinen gelten aber die gleichen Regeln für das Archivieren von Dokumenten und Daten.

Man sollte sich immer die Frage stellen, ob die zu archivierenden Daten relevant sind. Dadurch kann das Datenaufkommen gesenkt werden. Noch wichtiger als die Relevanz ist die Redundanz. Das heißt man sollte seine Datensätze immer auf verschiedenen Medien platzieren. Möglichkeiten hierfür sind externe Festplatten und Onlineanbieter für Datenverwaltung. Ständige Backups verringern das Risiko des Datenverlustes.

Die Formateinstellung der Daten sollte einheitlich und standardisiert sein. Als gängiges Standardformat kann man das pdf Format anführen. Zudem sollte man seine Medien in regelmäßigen Abständen auf ihre Sicherheit und Fehlerfreiheit durch spezielle Software kontrollieren.

Es sollte auch festgelegt werden, wem der Zugang zu den Daten gewährt wird, damit es zu keiner Manipulation kommen kann.