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Sollte der Kunde trotz aller Vorsichtsmaßnahmen nicht bezahlen, so kann man als Unternehmen ein Inkassounternehmen mit der Eintreibung der offenen Rechnung beauftragen. Die Auswahl eines Inkassounternehmens ist allerdings nicht so einfach, da es mittlerweile eine Vielzahl von Inkassounternehmen auf dem Markt gibt. Seriöse Inkassounternehmen sind dem Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen mit Sitz in Berlin angeschlossen. Diese Mitgliedschaft gilt als Qualitätsmerkmal. Einige Inkassounternehmen haben ihre Prozesse TÜV-zertifizieren lassen, was ebenfalls ein wichtiges Entscheidungskriterium sein kann.

Inkassounternehmen können zum Beispiel das Mahnwesen eines Betriebes insgesamt übernehmen. Dann erfolgt die Datenüberstellung an das Inkassounternehmen nach der Rechnungsstellung. Einige Unternehmen lassen das gesamte Debitorenmanagement also auch die Rechnungslegung durch den Inkassodienstleister ausführen. Auch bei der Eintreibung bereits angemahnter Forderungen kann man ein Inkassounternehmen beauftragen, das gleiche gilt für Forderungen, die bereits tituliert worden sind. Ein Inkassounternehmen hat auch die Möglichkeit, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, wenn das kaufmännische Mahnverfahren keinen Erfolg erzielen konnte.

Inkassounternehmen setzen verschiedene Instrumente in ihrer Mahnansprache ein. Ein wichtiges Instrument stellt die schriftliche Mahnung also das Versenden von Mahnschreiben an den Schuldner da. Ein Mahnschreiben eines Inkassounternehmens wirkt auf den Schuldner immer bedrohlicher als wenn das Unternehmen selbst eine zaghaft formulierte Zahlungserinnerung versendet. Das Inkassounternehmen kümmert sich darum, nicht nur das Geld für das Unternehmen einzutreiben, sondern auch die Kundenbindung nicht zu zerstören. Denn wer einmal nicht gezahlt hat, muss nicht immer ein schlechter Kunde sein. Für viele Unternehmen ist dies ein wichtiger Aspekt in der Kommunikation mit dem Schuldner.

Neben der schriftlichen Ansprache nutzen viele Inkassounternehmen die telefonische Kontaktaufnahmen zum Schuldner. Warum setzen viele Inkassounternehmen mittlerweile auf das Telefoninkasso? Die Antwort hierauf ist einfach: Viele Verbraucher reagieren bei einer persönlichen Ansprache bzw. Mahnung eher als auf einen unpersönlichen Brief. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Inkassounternehmen dem Schuldner zeigen kann, dass auf weitere Mahngebühren und Gerichtskosten gerne verzichtet werden kann. Nachteilig hier ist allerdings, dass der Schuldner die Möglichkeit bekommt, sich herauszureden. Die zuständigen Inkassomitarbeiter dürfen sich nicht von Ausreden wie zum Beispiel Urlaub, Krankheit etc. verunsichern lassen. Eine klare Gesprächsstrukturierung, sowie verständliche Formulierungen und genaues Hinterfragen sind Pflicht.